Ο Επικεφαλής των Οικονομικών Υπηρεσιών της Ambrosia Oils (1976)Ltd Κος Κουτσόφτας, αναπολεί…

«Εντάχθηκα στην Ambrosia Oils (1976) Ltd το 1999 σαν Αρχιλογιστής, με στόχο να οργανώσω το Οικονομικό τμήμα της Εταιρείας και να παράγω έγκαιρες και χρήσιμες αναφορές, για να βοηθήσω στην αξιολόγηση της τρέχουσας επίδοσης της εταιρείας και να διερευνήσω τομείς στους οποίους θα απευθυνθούμε, ώστε να βοηθήσω την εταιρεία να επεκταθεί και να αυξήσει το κέρδος της. Ένας στόχος ο οποίος πίστευα ότι θα ήτανε αρκετά εύκολος να επιτευχθεί, δεδομένου του ακαδημαϊκού παρελθόντος μου αλλά και της εμπειρίας μου. Παρόλα αυτά, όπως και με τα περισσότερα πράγματα στην ζωή, ο στόχος ήταν πολύ πιο δύσκολος να επιτευχθεί από ότι στην αρχή περίμενα!»

Το Πρόβλημα....

«Το κλειδί για να παρέχεις έγκαιρες και χρήσιμες αναφορές είναι το να έχεις πρόσβαση σε όλες τις σχετικες πληροφορίες. Και όταν οι πληροφορίες είναι αποθηκευμένες σε πληθώρα διαφορετικών εφαρμογών, προσβάσιμες από διαφορετικούς χρήστες, τα πράγματα αρχίζουν να περιπλέκονται! Στην Ambrosia, όπως και στις περισσότερες εταιρείες, οι πληροφορίες ήτανε αποθηκευμένες σε δύο τοποθεσίες:

     1. Το υφιστάμενο ERP της εταιρείας, το οποίο το χρησιμοποιούσε για να τυπώνει παραστατικά και να κρατάει τα βασικά βιβλία λογιστικής που χρειάζοταν για φορολογικούς σκοπούς.
     2. Περίπου 100 διαφορετικά αρχεία Excel, μοιρασμένα στους χρήστες, που περιείχαν πληροφορίες σε διαφορετικές μορφές και εμφανίσεις βασισμένες στις ανάγκες του κάθε χρήστη. Το πιο σημαντικό, αρκετά από αυτά τα αρχεία περιείχαν τις ίδιες πληροφορίες, αλλά ήταν ενημερωμένα και φυλασσόντουσαν από διαφορετικούς χρήστες. Και εν κατακλείδι, μερικά από αυτά περιείχαν ελλιπή δεδομένα καθώς ο χρήστης που τα ανανέωνε δεν είχε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες.»

Το Όραμα…

«Έχοντας περάσει περίπου έναν χρόνο στην δουλειά, μου ήταν προφανές ότι αν η εταιρεία ήθελε να εκπληρώσει τους στόχους της, τότε χρειαζόταν ένας τρόπος να ενώσουμε όλες τις πληροφορίες σε ένα και μόνο σύστημα. Το σύστημα αυτό έπρεπε να είναι απόλυτα ολοκληρωμένο ούτως ώστε όλες οι πληροφορίες να επεξεργάζονται μονομιάς, να έχει πολλαπλά επίπεδα εισόδου και ένα απλό, αλλά ταυτόχρονα ισχυρό εργαλείο αναφοράς, ώστε να μπορεί να εξάγει αλλά και να ενώνει όλες τις πληροφορίες σε περιεκτικού νοήματος αναφορές. Το πιο σημαντικό,  χρειαζόμασταν ένα σύστημα το οποίο θα προσαρμοζόταν αυτό στον τρόπο που εμείς εκτελούμε την δουλειά μας και όχι το αντίστροφο!»

Η Πρόκληση…

«Η επιλογή και υλοποίηση ενός συστήματος ERP δεν ήταν εύκολο εγχείρημα για την Ambrosia για διάφορους λόγους:

• Η εταιρεία αγόρασε το προηγούμενο ERP της, το 1997 με μεγάλο κόστος. Αν και το σύστημα ήταν αρκετά καινούριο, απέτυχε στο να ικανοποιήσει τις ανάγκες της επιχείρησης. Δύο χρόνια μετά την αγορά του και ήταν σε θέση να εκτελέσει μόνο τις βασικές λειτουργίες. Και τα περισσότερα modules που είχαν αγοραστεί δεν είχαν ενεργοποιηθεί ποτέ.
• Η νέα λύση έπρεπε να καλύπτει πλήρως την διαδικασία παραγωγής.
• Η νέα λύση έπρεπε να είναι φιλική προς τον Χρήστη, καθώς ο μέσος όρος ηλικίας των εργαζομένων την παρούσα στιγμή ήταν 45 χρονών και το να μάθεις σε γέρικο σκυλί καινούρια κόλπα, δεν είναι εύκολη διαδικασία.
• Όχι μόνο θα έπρεπε να έχει ένα ισχυρό εργαλείο αναφοράς αλλά και την ικανότητα να επικοινωνεί άψογα με το Excel, ώστε να προσφέρει αναφορές με ένα πολύ οικείο τρόπο για τους χρήστες.
• Η εταιρεία δεν είχε ξεχωριστό ΙΤ τμήμα, οπότε η νέα λύση θα έπρεπε να είναι εύκολη να συντηρηθεί και να αναβαθμιστεί όποτε χρειάζεται.»

Η διαδικασία επιλογής…

«Στην Ambrosia επιλέξαμε να ακολουθήσουμε μια ριζοσπαστική προσέγγιση στην επιλογή του νέου συστήματος ERP. Αντί να ακολουθήσουμε την τεχνική RFP (Request For Proposal - Απαιτήσεις για λήψη προσφοράς), η Ambrosia αποφάσισε να δημιουργήσει ένα σενάριο. Ένα σενάριο το οποίο θα αντικατόπτριζε, όσο πιο αληθινά γίνεται, ολόκληρο τον κύκλο της γραμμής παραγωγής της εταιρείας. Από την αγορά πρώτης ύλης, μέχρι την είσπραξη μετρητών από τον πελάτη. Εν κατακλείδι, το σενάριο απαιτούσε από τους πωλητές ERP να παράγουν μια αναφορά συγκαταλέγοντας πληροφορίες από διαφορετικά τμήματα, χρησιμοποιώντας το εργαλείο αναφοράς του λογισμικού. Στους διάφορους πωλητές ERP ζητήθηκε έπειτα να παρουσιάσουν ζωντανά, εκείνη την στιγμή, πώς το σύστημα τους κάλυπτε τις ανάγκες των διάφορων διαδικασιών του σεναρίου και αξιολογήθηκαν με βάση την ικανότητα να καλύψουν τις διαφορετικές περιπτώσεις, αλλά και ως προς την ευκολία του χρήστη να κάνει τις απαραίτητες ενέργειες. Φανταστείτε την έκπληξη μας, όταν από όλα τα εξεταζόμενα πακέτα λογισμικού, μόνο ένα ήταν σε θέση να εκτελέσει πλήρως το σενάριο : Το OptiplanERP.  Ένα σενάριο το οποίο δεν ήταν τίποτα παραπάνω από αυτά που κάνουμε κάθε μέρα».

Η Διαδικασία Μετάπτωσης…

«Η διαδικασία μετάπτωσης ήταν πολύ πιο ομαλή από ό,τι περιμέναμε».

Αυτή η φράση από τον Επικεφαλής των Οικονομικών Υπηρεσιών καλύπτει όλη μας την φιλοσοφία. Η ομάδα  των ειδικών της Optisoft, θα είναι εκεί για να σας βοηθήσουν σε κάθε βήμα της διαδικασίας ούτως ώστε η όλη μετάπτωση να γίνει όσο πιο ομαλά γίνεται. Η ομάδα μας δεν θα δώσει λύσεις μόνο στα θέματα που θα της θέσετε, αλλά θα σας βοηθήσει να ανακαλύψετε τομείς και θέματα τα οποία μπορεί να έχετε παραλείψει.

Στην Ambrosia η πλήρης εγκατάσταση & μετάπτωση κράτησε περίπου τέσσερις μήνες. Η ομάδα μας επισκέφθηκε τις εγκαταστάσεις, συζήτησε με τους χρήστες και παραμετροποίησε το OptiplanERP με τον ίδιο τρόπο με τον οποίο δούλευαν και οι εργαζόμενοι και όχι το ανάποδο.

Κάθε workstation παραμετροποιήθηκε έτσι, ώστε  να είναι βέβαιο  ότι ό χρήστης  θα μπορεί να κάνει την δουλειά του πιο αποδοτικά, αλλά με έναν τρόπο με τον οποίο ήταν ήδη εξοικειωμένος.

Στις 2 Απριλίου 2003 ήταν έτοιμο.

«Δεν μπορούσα να πιστέψω ότι όλα δούλευαν, σε τόσο λίγο χρονικό διάστημα. Δούλευαν όλα όμως χωρίς κανένα απολύτως πρόβλημα; Όχι! Υπήρχαν δευτερεύοντα θέματα τα οποία λύθηκαν στις επόμενες μια με δύο εβδομάδες. Έκτοτε, όλα δουλεύουν ακριβώς όπως θέλαμε να δουλεύουν και παραπάνω!»

Τα αποτελέσματα….

«Τα αποτελέσματα ήταν εμφανή από τον πρώτο μήνα της λειτουργίας. Από τον πρώτο κιόλας μήνα εκτιμήσαμε ότι εξοικονομήσαμε πάνω από 100 ανθρωποώρες από την επεξεργασία των πληροφοριών. Αυτό το νούμερο τριπλασιάστηκε μέσα στους πρώτους έξι μήνες.

Το πιο σημαντικό, η εταιρεία ήταν σε θέση να παράγει αναφορές έγκαιρα και ολοκληρωμένες ανά ζητούμενο, στατιστικές αναφορές για κάθε ανάγκη της. Το αποτέλεσμα ήταν η ανάδειξη προβληματικών λειτουργιών στις οποίες εστίασε η διοίκηση, ώστε να μειώσει τα έξοδα και να βελτιώσει την αποδοτικότητα. Η θέσπιση Δεικτών Απόδοσης και η ικανότητα να παρακολουθούνται συνεχώς, έκαναν την διοίκηση να μπορεί να κάνει διορθωτικές κινήσεις εγκαίρως και να παρακολουθεί τις επιδράσεις από κάθε μία απόφαση που πήρε. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα την αύξηση του μεριδίου αγοράς της εταιρείας και την σημαντική αύξηση των κερδών της.

Εν κατακλείδι, το OptiplanERP σε συνδυασμό με τα modules M.I.S. (Management Information System) και Πολυδιάστατες Αναφορές και η απόλυτη συνεργασία τους με το Microsoft Excel μας επέτρεψε να παράγουμε αναφορές σε μια εφαρμογή πολύ οικία στον χρήστη. Τώρα όλες οι αναφορές παράγονται από το OptiplanERP και παρουσιάζονται στο Excel. Αυτό επιτρέπει στον χρήστη να έχει πλήρως ενημερωμένες πληροφορίες, στο μορφή που προτιμά, απλά πατώντας το κουμπί ανανέωσης».

Η Κατάληξη…

«Δώδεκα χρόνια μετά, το OptiplanERP ακόμα εκπληρώνει αλλά και υπερκαλύπτει τις ανάγκες τις εταιρείας. Η συνεχής εξέλιξη του λογισμικού OptiplanERP μας διαβεβαιώνει ότι οι ανάγκες της εταιρείας πάντα θα εκπληρώνονται. Αυτό ταιριάζει ακριβώς με την όλη φιλοσοφία μας, να δημιουργούμε επαγγελματικές σχέσεις οι οποίες θα αντέχουν στο χρόνο».

Η Optisoft απαντάει :

Ο πελατοκεντρικός προσανατολισμός μας αποτελεί τον οδηγό ώστε οι ανάγκες των πελατών να είναι πάντα η νούμερο ένα προτεραιότητά μας, κάτι το οποίο αναγνωρίζεται και εκτιμάται από το πολυπληθές πελατολόγιο μας. Ένα μεγάλο ευχαριστώ στην Ambrosia Oils (1976) Ltd για την πολύχρονη συνεργασία μας και προσωπικά στον Επικεφαλή των Οικονομικών Υπηρεσιών της Ambrosia Oils (1976)Ltd Κο Κουτσόφτα, για την σημαντική συμμετοχή και την εποικοδομητική κριτική του.